Kegunaan Teknologi Informasi Dalam kehidupan Sehari-hari

Teknologi Informasi dibutuhkan di Semua Lini

Pada saat ini, teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomatisasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan perkantoran.

Perkembangan teknologi informasi dari waktu ke waktu sangat cepat sekali seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna teknologi informasi semakin mudah dalam memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut haruslah di imbangi dengan perkembangan sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Kantor merupakan salah satu tempat dalam proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan, Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor, pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah, cepat dan efisien.

Sebagai contoh teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor, misalnya :

1. Mempermudah Penanganan Operasional

Penanganan Tata Persuratan dan Pembuatan Laporan, dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

2. Mempermudah Komunikasi Pekerjaan

Komunikasi Perkantoran, dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.

3. Mempermudah Proses Kerja Log Pengiriman

Proses Pengiriman Surat, setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Electronic Mail (e-Mail).

4. Mempermudah Proses Pengarsipan

Tata Laksana Arsip, komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan pengarsipan surat menyurat, Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam compact disk (CD), flashdisk, hardisk eksternal, dll. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

Bekerja efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan tenaga yang seminimal mungkin dengan hasil yang tetap sama tanpa mengurangi tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, pegawai yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang harus dikerjakannya. Cara kerja yang efisien hendaknya perlu diterapkan secara terus menerus agar jiwa efisiensi dapat dimiliki dan diterapkan dalam melaksanakan pekerjaan.

Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah dibutuhkannya kesadaran, keahlian dan disiplin. Upaya lain yang perlu dilaksanakan adalah menciptakan keseimbangan antara kepentingan organisasi dengan kepentingan pribadi pegawai.

Untuk dapat menciptakan keseimbangan kepentingan tersebut, banyak hal yang perlu diperhatikan, diantaranya gaji/pendapatan, penghargaan, pendidikan dan latihan, fasilitas, rekreasi, dan hal-hal yang menyangkut segi kemanusiaan pegawai. Apabila upaya tersebut dapat diwujudkan dengan baik, maka disiplin organisasi dapat ditegakkan dan dipelihara sehingga semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.

Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor sangat membantu. Oleh karena itu, mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yang positif maupun negatif terhadap pegawai kantor itu sendiri.

Untuk itu dalam suatu instansi diharapkan untuk lebih mengefektifkan penggunaan teknologi informasi yang lebih efektif, karena penggunaan Teknologi Informasi (TI) tergantung pada penggunanya sendiri.

TI akan sangat membantu dalam pekerjaan kantor dan mengelola kantor secara lebih efektif dan efisien, para pengguna teknologi informasi secara umum, agar lebih bijak dalam menggunakan TI, jadikan TI sebagai lahan potensial untuk bisa membangun kapasitas diri yang lebih baik, bahkan untuk saat ini dan kedepannya disadari atau tidak disadari oleh kita penggunaan teknologi informasi tidak bisa kita pandang dengan sebelah mata.